KPI: TODO LO QUE DEBES SABER Y CÓMO APLICARLO EN TU NEGOCIO

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KPI: Mide la productividad y el rendimiento de tu negocio con esta guía

Cuando se trata de llevar a un nivel competitivo y desarrollar el negocio o la empresa para llevarlo al siguiente nivel en la escala de crecimiento dentro de la industria o del mercado donde opera, es indispensable hacer ajustes que permita a todo el sistema del negocio fluir y agilizar los procesos. Esto lleva al negocio a ser eficiente y rendir los recursos para generar mayores y mejores resultados.

>>>Nota: al final del post podrás descargar  LOS INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD EN LAS EMPRESAS  y aplicarlo en el tuyo. Se trata de una GUÍA CALCULO KPI + PLANTILLA EXCEL<<<


De allí nace la idea de los KPI´s donde estos permiten medir que tan eficiente es el negocio, los empleados, los proveedores, etc. También nos sirve para saber el rendimiento de la competencia.

Saber todo esto es indispensable para una acertada planificación y aplicación de estrategias que ponga en ventaja a la empresa. Es por eso que  los indicadores claves de rendimiento son aplicables en muchos casos y en muchas áreas, pues, con ellas podemos mejorar nuestro negocio y así obtener muchos más beneficios. Además de ir evolucionando y creciendo la empresa que es lo que se quiere.

En esta oportunidad, nuestro propósito es dar respuesta y aclarar dudas acerca de:


  • Qué son realmente los KPI
  • Para qué nos sirve
  • Cómo lo aplicamos en nuestro negocio
  • Cómo se expresan

Sin más preámbulos, empecemos.

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Imagen obtenida de freepik.com


Qué son los KPI

Es un indicador clave de rendimiento, en inglés Key Performance Indicator, que nos indica que tan eficiente es el negocio o la empresa. Mide el desempeño, la eficacia y la productividad de todo el sistema y las acciones dentro del negocio. Por lo tanto, se puede decir que son indicadores de calidad aplicable a cualquier área y sector productivo.


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Para que nos sirve los KPI

Para tomar decisiones acertadas que lleven a la aplicabilidad de estrategias efectivas. Además, permiten medir si las decisiones y actos realizados han dado los resultados que se esperaban y que nivel de impacto tuvo las mismas.

Actualmente existen muchísimos indicadores KPI´s que lo hacen especializados a un sector o área determinada, así como a acciones y estrategias específicas. Sin embargo, escoger el KPI correcto es posible si se realiza una elección con mucho cuidado teniendo previamente claro los resultados que se quieren obtener.



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Cómo aplicarlo en el negocio

1. Lo primero que se debe tener claro es el resultado que deseamos obtener, es decir, cual es nuestra misión, visión y objetivos. Para definir estos puedes ir al siguiente enlace que te explica a fondo como definirlo correctamente. Ver: Guía completa para definir misión, visión, valores,objetivos y metas de empresas y personales.

Ejemplo: A modo de lograr un entendimiento práctico del tema supongamos que tenemos una heladería llamada HELADERÍA CREAM y queremos lograr lo siguiente:
Misión: aumentar las ventas en el año actual
Visión: ser una heladería reconocida y preferida por los consumidores por su variedad y sabrosura
Valores: compromiso, buen trato, rapidez y calidad


2. Al tener un listado de tus metas, prioriza las más importantes o las de cumplir a corto plazo.

Objetivo prioritario de corto plazo: introducir un nuevo sabor y presentación de un helado más llamativo sin reducir la producción de los otros sabores que ya se tienen en venta

Metas:
  • Disminuir el tiempo en el proceso de fabricación de los helados que ya están en venta al público
  • Ganar tiempo para introducir la fabricación de un nuevo sabor
  • Diseñar una presentación llamativa del nuevo helado
  • Difundir el nuevo helado al mercado para incentivar a las personas a probarlo



3. Realiza o esquematiza el proceso de ejecución que se lleva a cabo dentro de la empresa para obtener eso que deseas. Es decir, si quieres producir un producto en menos horas, mapea el proceso desde que se empieza, por donde debe pasar el producto antes de llegar a los almacenes o llegar a las manos del consumidor.

El proceso de compra de materia prima, producción, almacenamiento y venta de la heladería es como se muestra en el siguiente esquema:

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4. A partir de allí, divide el proceso en sección, pasos o etapas. Para luego detectar el punto clave o la acción clave que debe ser eficiente para que ese proceso se agilice.

En el esquema de la heladería CREAM se puede observar como la heladería tiene dividido ya el proceso de fabricación de los helados empezando por las finanzas que es donde se adquiere el presupuesto y compra de las materias primas. Ese departamento o área de finanzas debe tener también su proceso que llevan a cabo para adquirir las materias primas, ejemplo; analizar la situación financiera del negocio para determinar si se cuenta con el presupuesto para invertir en las materias primas de los helados, escoger el proveedor, realizar el contacto y el papeleo del pedido, realizar el pago, recibir el pedido.


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Igualmente con el departamento de marketing que indicará los análisis y resultados de las ventas que indican qué helados tienen mayor demanda y cómo será su presentación.

En el proceso de producción, cada proceso tiene su etapa, así, el de formación mix (mezcla de ingredientes para helados) es un proceso de seleccionar las materias primas para el sabor a fabricar, cuanto tiempo debe mezclarse y de qué forma.

Y así con cada una de las etapas que se ven en el esquema de la heladería.

Fíjate que cada fase del negocio tiene una tarea clave que hace que el proceso se agilice y se mejore, en el caso de la mezcla, la acción clave y principal es escoger correctamente los ingredientes, que sean de buena calidad y los adecuados para el tipo de helado que se quiere obtener. La tarea es identificarlo para aplicar el medidor KPI.

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Es importante escoger los indicadores correctos. Depende de lo que se quiere mejorar es lo que se va a medir si está siendo efectivo o, por el contrario, puede mejorar.

5. Si tu negocio ya lleva un tiempo en el mercado, toma en cuenta el histórico de tus ventas o de lo que quieras medir. Esto permite determinar si se está avanzando o retrocediendo, o, si se está estancado.

La idea es determinar si las estrategias y acciones que se han realizado hasta el momento han dado los frutos deseados. De no ser así, es necesario reformular estrategias, decisiones y planes de acción.

6. Reúnete con todos los involucrados en el proceso que se quiere mejorar para comprometerlos con el proceso de eficiencia. Esto es un trabajo en equipo y todos deben estar al tanto de los resultados que se van obteniendo.

7. Elabora un cronograma o diagrama de Gantt que permitirá que las acciones se tomen en el momento preciso para lograr los resultados y también te indicará si se están logrando las metas.


Áreas de aplicabilidad de los KPI


Toma en cuenta que los KPI´s se pueden aplicar a procesos, a equipos, herramientas o al personal de la empresa (recurso humano). Pues, todo aquello que genere una acción que modifica de alguna manera el resultado del negocio o de lo que se quiere obtener es objeto de análisis y medida. Por lo tanto, los KPI´s pueden aplicarse a:

Compras, logística, ventas, servicio al cliente, a gerentes para conocer su gestión, marketing, y mucho más.


Usos frecuentes de los KPI´s

Usado para calcular, entre otros:
  • La calidad
  • La productividad
  • Gestión logística (manejo de productos, indicadores de compra y abastecimientos, Calidad de los pedidos generados)
  • Indicadores de producción e inventarios
  • Indicador del rendimiento máquina



Todos aplicados a procesos, recursos humanos, equipos, herramientas, etc.


Cómo se expresan los KPI´s

Los KPI´s son medidas de rendimiento y estos pueden estar expresados en números, gráficos, en una tabla, en un informe, en un memo, etc. Estos se adaptan a las necesidades y requerimientos de las empresas, pues, cada negocio es diferente, así también sus resultados.


Como complemento de este tema, te dejo un video donde podrás ver las estrategias que utilizan los empresarios para rendir el tiempo y ser más productivos.


Cómo lo prometido es deuda, te dejo la guía y la plantilla de Excel automatizada para calcular tus KPI.


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